Cum poți folosi tehnica „batching” (sau gruparea taskurilor) pentru a deveni mai productiv?
De fiecare dată când suntem distrași, avem nevoie de 15 minute pentru a ne concentra la ceea ce făceam.
Batching-ul înseamnă punerea deoparte în mod intenționat a unei perioade de timp dedicată unui anumit efort pentru a nu permite distracțiilor să rupă concentrarea. După această perioadă, faceți o pauză, respirați și începeți din nou. Fiecare perioadă de timp este dozată pentru o sarcină sau a un set de sarcini similare.
Această metodă de gestionare a timpului vine de cele mai multe ori natural și se regăsește în acțiunile noastre de zi cu zi.
Batching-ul ne ajută să ne ne menținem ritmul
Cei care lucrează în domenii creative știu că cu cât stai mai mult și te focusezi pe un task, cu atât creierul tău va începe să recunoască anumite tipare. Recunoașterea tiparelor ajută la flow-ul pe care îl avem.
Iată câteva exemple cu lucruri pe care le dozez eu în viața de zi cu zi:
- · E-mail: structurează-ți e-mailurile astfel încât să aloci 1-2 ore odată la 2 zile pentru cele mai importante dintre ele
- · Scrisul: Dacă am de scris articole pentru blog, încerc să fac asta în primele ore ale dimineții.
- · Editarea: Am de editat de exemplu postările pentru Social Media. Cu cât fac asta mai mult, cu atât devine mai ușor.
- · Interviuri: prima data fac un research, apoi dozez transcrierea interviului și în final editarea acestuia.
- · Creare de imagini: folosesc un template, pe care îl modific adăugând imagini și culori noi.
- Și tu poți aplica această tehnică în activitățile pe care le faci zilnic, fie că e vorba de îngrijirea gospodăriei, viața profesională sau viața personală.
Dozarea timpului sau (time batching) este o tehnică de gestionare a timpului care presupune gruparea unor sarcini similare și alocarea unui timp pentru a le finaliza pe toate sau a lucra la ele până la un punct de progres predeterminat. Scopul acestor loturi de timp este de a reduce distragerea atenției pentru un flux de lucru ce permite concentrarea, atenția la detalii și productivitatea.
Cum funcționează?
Succesul acestei tehnici constă în reducerea sau eliminarea multitasking-ului, care reduce semnificativ productivitatea.
Cine folosește această tehnică?
Ea poate fi folosită de oricine dorește să aibă o zi productivă. Poți folosi batching-ul mai ales dacă:
· Îți este greu să te concentrezi asupra unui singur lucru
· Te distragi ușpr
· Lucrezi în mediu plin de factori disturbatori
· Faci repetat anumite taskuri
· Toate taskurile tale au legătură și pot fi grupate
Cum să utilizezi time batching?
1. Determină care sunt taskurile tale
2. Grupează -le în funcție de similaritate și ordinea în care se vor desfășura.
3. Evaluează-ți procesul
Sfaturi pentru time batching
· Fă tehnica asta în mod realist (grupează taskurile așa încât să poată fi realizate în timpul alocat)
· Setează scopuri clare (te va ajuta să stabilești intervale de timp alocate, să le scrii pe hârtie, și să ai parametri de măsurare)
· Folosește uneltele potrivite (există aplicații și softuri pentru project management care te pot ajuta)
· Elimină orice factor care îți poate distrage atenția când este posibil (poate fi vorba te TV, telefon mobil, radio etc.)
· Împărtășește planurile tale ( mai ales dacă lucrezi cu o echipă- ei au nevoie să știe când ești disponibil și când nu)
Beneficiile time batching-ului
· Focus îmbunătățit
· Timp câștigat
· Stres eliminat
· Dezordine mentală evitată
